Sie kennen das vermutlich: Auftragszettel per Fax, Patientenfotos per WhatsApp, Rückfragen per Telefon, Statusupdates per E-Mail – und am Ende fehlt trotzdem eine Information. Medienbrüche sind in der Zahntechnik nicht die Ausnahme, sondern der Alltag. Und dieser Alltag kostet: Zeit, Nerven und nicht selten Qualität. In diesem Artikel analysieren wir die fünf häufigsten Gründe, warum Labore noch analog arbeiten – und warum jeder einzelne davon Ihre Praxis messbar ausbremst.
Grund 1: „Das haben wir schon immer so gemacht.“
Gewohnheit ist in jedem Unternehmen eine der mächtigsten Kräfte. Prozesse, die über Jahre gewachsen sind, fühlen sich richtig an – auch wenn sie objektiv ineffizient sind. Das Faxgerät steht seit 20 Jahren im Auftragsraum, der Auftragszettel hat sich bewährt, die Telefonnummer des Labors ist eingespeichert. Warum etwas ändern?
Weil jede analoge Schnittstelle ein Risiko darstellt. Ein unleserlicher Auftragszettel führt zu Rückfragen, die 24 Stunden Verzögerung bedeuten. Ein per WhatsApp versendetes Foto geht im Chatverlauf unter. Eine mündliche Absprache wird unterschiedlich erinnert. Die Kosten dieser Reibung sind real – sie zeigen sich nur nicht auf einer Rechnung, sondern in Nacharbeit, Unzufriedenheit und verlorener Effizienz.
Grund 2: „Eine neue Plattform ist zu teuer.“
Die Investitionskosten einer digitalen Plattform sind sichtbar und bezifferbar. Die Kosten des Status quo dagegen sind unsichtbar, aber deutlich höher. Studien zur Prozessoptimierung in der Dentalbranche zeigen: Allein durch Medienbrüche in der Auftragskommunikation entstehen pro Fall durchschnittlich 15–30 Minuten Zusatzaufwand – auf beiden Seiten.
Rechnet man das auf 50 Fälle pro Monat hoch, sind das 12–25 Stunden verlorene Arbeitszeit. Dazu kommen Fehler durch unvollständige Informationen, Doppelarbeiten durch Missverständnisse und die nicht bezifferbaren Kosten von Patientenunzufriedenheit. Eine digitale Auftragsanlage amortisiert sich in den meisten Fällen innerhalb weniger Wochen.
Grund 3: „Unsere Kunden wollen das nicht.“
Diese Annahme basiert meistens nicht auf Nachfrage, sondern auf Vermutung. Die Realität sieht anders aus: Zahnärzte, insbesondere die jüngere Generation, suchen aktiv nach effizienteren Workflows. Eine Praxis, die pro Tag 15–25 Patienten behandelt, hat keine Zeit für Telefonate über Zahnfarben oder Auftragsdetails.
Was Zahnärzte wollen: klare Prozesse, nachvollziehbare Statusupdates und die Gewissheit, dass alle Informationen vollständig beim Labor angekommen sind. Labore, die digitale Prozesse anbieten, berichten durchweg von höherer Kundenbindung, weniger Rückfragen und steigenden Fallzahlen. Der digitale Workflow ist kein Hindernis – er ist ein Wettbewerbsvorteil.
Grund 4: „Wir haben keine Zeit für die Umstellung.“
Verständlich. Der Labortag ist durchgetaktet, die Kapazitäten sind ausgelastet, und ein Systemwechsel klingt nach Chaos. Aber die Frage ist nicht, ob man Zeit hat – sondern wie viel Zeit der aktuelle Prozess täglich kostet.
Die gute Nachricht: Eine Umstellung muss nicht abrupt erfolgen. Der pragmatischste Ansatz ist die schrittweise Integration: Zuerst die digitale Auftragsanlage, dann der Foto-Upload, dann das Live-Tracking. Jeder Schritt spart sofort Zeit – und der Aufwand für die Einführung liegt bei wenigen Stunden, nicht Wochen.
Grund 5: „Das funktioniert doch.“
Kurzfristig stimmt das. Der Fax-Workflow funktioniert – in dem Sinne, dass Aufträge irgendwie ankommen und Arbeiten irgendwie fertig werden. Aber „irgendwie“ ist kein Standard für nachhaltige Qualität und Wettbewerbsfähigkeit.
Die Dentalbranche digitalisiert sich messbar: Intraoral-Scanner ersetzen Abformungen, CAD/CAM-Workflows ersetzen manuelle Fertigung, digitale Plattformen ersetzen Zettelwirtschaft. Labore, die heute noch analog kommunizieren, werden in fünf Jahren Schwierigkeiten haben, junge Zahnärzte als Kunden zu gewinnen – weil diese von Anfang an digital arbeiten und Partner erwarten, die das ebenfalls tun.
Der Weg raus: pragmatisch und schrittweise
Digitalisierung muss nicht bedeuten, alles auf einmal umzukrempeln. Der effektivste Weg ist die kontrollierte Evolution in drei Schritten: Erstens, eine digitale Auftragsanlage mit Pflichtfeldern – damit keine Information fehlt. Zweitens, strukturierter Foto- und Scan-Upload direkt im Auftrag – damit alles dokumentiert und nachvollziehbar ist. Drittens, Live-Tracking und fallbezogene Kommunikation – damit beide Seiten immer wissen, wo ein Fall steht.
BWF Prothetik & Ästhetik hat diesen Prozess systematisiert. Unsere Partnerpraxen erleben innerhalb weniger Tage, wie sich Effizienz, Transparenz und Ergebnisqualität messbar verbessern. Ohne Umstellungsschmerz, ohne Risiko – und mit sofort spürbarem Mehrwert.
